Bir ERP projesinin başarısı çoğu zaman ilk haftada, stok kartları açılırken belirlenir. Fark Yazılım olarak Konya ve İstanbul'daki kurulumlarımızda gördüğümüz tablo net: Stok kartları düzenli olan işletmede raporlar ilk günden doğru çalışır. Kartlar dağınık açıldığında ise aylar sonra bile sayım farkları ve yanlış maliyetlerle uğraşılır.
Stok Kartı Nedir?
Stok kartı, işletmenin aldığı, ürettiği ya da sattığı her bir ürün veya malzeme için ERP içinde tutulan kimlik kaydıdır. Ürünün adı, kodu, birimi, fiyatları, vergi oranı ve muhasebe bağlantıları bu kartta yer alır. Alış, satış, üretim, sayım ve transfer gibi tüm hareketler bu karta bağlanır.
Stok Kartında Bulunması Gereken Temel Alanlar
| Alan | Neden önemli? |
|---|---|
| Stok kodu | Ürünü benzersiz tanımlar; tüm raporlar ve entegrasyonlar bu koda dayanır. |
| Stok adı | Faturada, irsaliyede ve e-ticaret sitesinde görünen açıklamadır. |
| Birim ve çevrim | Koli, paket ve adet gibi birimler arasındaki dönüşüm doğru tanımlanmalıdır. |
| Barkod | Kasada, depoda ve el terminalinde hızlı ve hatasız işlem sağlar. |
| KDV oranı | Fatura ve e-fatura hesaplarının doğru çıkması için zorunludur. |
| Grup ve kategori | Ana grup, alt grup ve marka bilgisi satış analizini anlamlı kılar. |
| Fiyat listeleri | Perakende, toptan ve bayi fiyatlarının ayrı yönetilmesini sağlar. |
| Minimum ve maksimum stok | Kritik stok uyarısı ve otomatik sipariş önerisinin temelidir. |
| Muhasebe hesap kodları | Hareketlerin doğru muhasebe hesabına otomatik kaydedilmesini sağlar. |
Stok Kodlama Nasıl Yapılmalı?
İyi bir stok kodu kısa, tutarlı ve anlamlıdır. Sık önerdiğimiz yapı şöyledir:
- Grup ön eki + sıra numarası: Örneğin HRD-00125 (hırdavat grubu, 125. ürün).
- Sabit uzunluk: Kodların aynı uzunlukta olması sıralama ve aramayı kolaylaştırır.
- Türkçe karakter ve boşluk kullanmamak: Entegrasyonlarda ve barkod etiketlerinde sorun çıkmasını önler.
- Anlamı aşırı yüklememek: Renk, beden ve tedarikçi gibi her bilgiyi koda gömmek yerine ilgili alanları kullanmak.
Sık Yapılan Stok Kartı Hataları
- Aynı ürünün farklı personel tarafından farklı adlarla tekrar açılması.
- Koli ile adet arasındaki çevrimin tanımlanmaması; bu durumda depoda 1 koli girişi 1 adet olarak görünür.
- Hizmet kalemlerinin (nakliye, montaj) stok kartı gibi açılıp stok raporlarını kirletmesi.
- Pasif ürünlerin silinmek yerine kapatılmaması ya da tam tersi, hareketi olan kartların silinmeye çalışılması.
Mikro ERP'de Stok Kartı Kurgusu
Mikro Jump ve Mikro Fly; çoklu birim, çoklu barkod, fiyat listeleri, depo bazlı takip ve muhasebe entegrasyonunu stok kartı üzerinden yönetir. Fark Yazılım kurulumlarında stok kartı çalışmasını şu sırayla yürütüyoruz:
- Mevcut ürün listesinin temizlenmesi ve mükerrer kayıtların ayıklanması.
- Grup, kategori ve kodlama standardının işletme ile birlikte belirlenmesi.
- Kartların toplu aktarımı ve açılış stoklarının girilmesi.
- Barkod etiketleri, el terminali ve e-ticaret entegrasyonunun aynı kod yapısına bağlanması.
E-ticaret ve pazaryerlerinde satış yapıyorsanız stok kartı yapısı e-ticaret entegrasyonunun da temelidir. Stok maliyetinin hesaplanmasıyla ilgili detaylar için stok maliyeti rehberimizi okuyabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Aynı ürünü iki farklı stok kartıyla açarsam ne olur?
Stok miktarı iki karta bölünür. Bu da kritik stok uyarılarının çalışmamasına, maliyetin yanlış hesaplanmasına ve sayım farklarına yol açar. Mükerrer kartlar birleştirilmeli, kullanılmayan kart pasife alınmalıdır.
Renk ve beden gibi varyantlar için ayrı kart mı açılmalı?
Varyant sayısı fazla ise ana ürün altında varyant yapısı kullanmak raporlamayı kolaylaştırır. Az sayıda varyant varsa ayrı kartlar da yönetilebilir. Karar, satış kanallarınıza ve raporlama ihtiyacınıza göre verilmelidir.
Mevcut Excel listemi Mikro'ya aktarabilir miyim?
Evet. Fark Yazılım olarak veri aktarımı öncesinde listeyi temizliyor, kodlama standardını belirliyor ve kartları toplu olarak aktarıyoruz.
